Nâng cao kỹ năng làm việc

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ ĐỂ LÀM VIỆC NĂNG SUẤT HƠN

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng giúp bạn làm việc năng suất, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu nhanh hơn. Dưới đây là các phương pháp và công cụ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc.

1. Xác định Mục tiêu và Lập Kế hoạch
🔹 Xác định công việc quan trọng (Quy tắc 80/20 – Pareto)
80% kết quả đến từ 20% công việc quan trọng nhất.
Tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao thay vì dàn trải quá nhiều việc nhỏ.
🔹 Áp dụng phương pháp SMART để đặt mục tiêu

Mục tiêu của bạn cần cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), thực tế (Relevant), có thời gian hoàn thành (Time-bound).

Ví dụ: Thay vì đặt mục tiêu “Tôi muốn học tiếng Anh tốt hơn”, hãy đặt “Tôi sẽ luyện nghe tiếng Anh 30 phút mỗi ngày trong 3 tháng”.

2. Quản lý thời gian với các phương pháp hiệu quả
🔹 Phương pháp Pomodoro – Làm việc theo chu kỳ 25 phút
Làm việc trong 25 phút (một Pomodoro) → Nghỉ 5 phút.
Sau 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn (15–30 phút).
Giúp duy trì sự tập trung cao độ mà không bị quá tải.
🔹 Ma trận Eisenhower – Ưu tiên công việc đúng cách

Chia công việc thành 4 nhóm:

Mức độ Quan trọng Không quan trọng
Gấp Làm ngay Giao việc
Không gấp Lên kế hoạch Loại bỏ
Việc quan trọng & gấp: Giải quyết ngay.
Việc quan trọng nhưng không gấp: Lên lịch cụ thể.
Việc không quan trọng nhưng gấp: Ủy quyền cho người khác.
Việc không quan trọng & không gấp: Loại bỏ hoặc làm sau cùng.
🔹 Kỹ thuật Time Blocking – Chia khung thời gian cố định
Xác định các khoảng thời gian cố định trong ngày để làm từng loại công việc.
Ví dụ:
08:00 – 10:00: Xử lý email, lên kế hoạch
10:00 – 12:00: Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng
14:00 – 16:00: Họp và làm việc nhóm
3. Loại bỏ Sự Xao Nhãng và Quản lý Công Việc Hiệu Quả
🔹 Giảm thiểu đa nhiệm (Multitasking)
Làm nhiều việc cùng lúc khiến bạn mất tập trung và giảm hiệu suất.
Thay vào đó, tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ một cách tối ưu.
🔹 Kiểm soát thông báo và gián đoạn
Tắt thông báo không cần thiết trên điện thoại và email.
Đặt chế độ “Không làm phiền” khi đang làm việc quan trọng.
🔹 Sử dụng công nghệ hỗ trợ quản lý thời gian
Trello, Notion, ClickUp: Quản lý công việc.
RescueTime, Toggl: Theo dõi thời gian làm việc.
Google Calendar, Microsoft To Do: Lên lịch và đặt lời nhắc.
4. Rèn Luyện Thói Quen Hiệu Quả
🔹 Lập danh sách công việc (To-Do List) mỗi ngày
Viết ra 3-5 nhiệm vụ quan trọng nhất vào buổi sáng hoặc cuối ngày hôm trước.
Đánh dấu hoàn thành để duy trì động lực.
🔹 Nghỉ ngơi hợp lý để làm việc tốt hơn
Nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc để não bộ phục hồi.
Chú ý giấc ngủ đủ 7–8 tiếng mỗi đêm để duy trì sự tỉnh táo.
5. Đánh Giá và Cải Thiện Liên Tục
Cuối ngày, tự đánh giá: Mình đã hoàn thành gì? Mình có thể cải thiện điều gì?
Học cách điều chỉnh phương pháp khi cần thiết để tối ưu thời gian làm việc.
KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC: BÍ QUYẾT TẠO DỰNG QUAN HỆ BỀN VỮNG

Giao tiếp là chìa khóa giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo dựng được uy tín, sự tin tưởng và mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Dưới đây là những bí quyết giúp bạn giao tiếp hiệu quả trong công việc.

1. Giao Tiếp Bằng Lời Nói Rõ Ràng và Hiệu Quả
🔹 Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu
Tránh dùng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn hoặc từ ngữ phức tạp nếu không cần thiết.
Hãy nói trực tiếp vào vấn đề thay vì dài dòng, lan man.
🔹 Kiểm soát giọng điệu và tốc độ nói
Giọng nói tự tin, rõ ràng, không quá to hoặc quá nhỏ.
Tốc độ nói vừa phải, không quá nhanh hoặc quá chậm để người nghe có thể hiểu.
🔹 Biết cách đặt câu hỏi thông minh
Đặt câu hỏi mở để khuyến khích đối phương chia sẻ, thay vì chỉ trả lời “có” hoặc “không”.
❌ Hỏi sai: “Bạn có thích công việc này không?” (Trả lời có hoặc không)
✅ Hỏi đúng: “Điều gì trong công việc này khiến bạn hứng thú nhất?” (Khuyến khích chia sẻ nhiều hơn)
2. Lắng Nghe Chủ Động (Active Listening)

Lắng nghe không chỉ là nghe mà còn là hiểu và phản hồi đúng cách.

🔹 Cách rèn luyện lắng nghe chủ động

✅ Duy trì giao tiếp bằng mắt với người nói.
✅ Gật đầu, sử dụng các từ ngữ xác nhận như “Tôi hiểu”, “Vậy là…” để thể hiện sự chú ý.
✅ Nhắc lại hoặc tóm tắt ý chính để xác nhận thông tin đúng.

Ví dụ:

Khách hàng: “Chúng tôi muốn một giải pháp nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.”
Bạn: “Vậy là anh/chị đang cần một phương án hiệu quả nhưng tối ưu chi phí, đúng không ạ?”

🔸 Tránh: Ngắt lời hoặc tỏ ra mất tập trung bằng cách nhìn điện thoại hoặc làm việc khác.

3. Giao Tiếp Phi Ngôn Ngữ – Ngôn Ngữ Cơ Thể Quan Trọng Như Thế Nào?

Ngôn ngữ cơ thể chiếm 55% thông điệp giao tiếp, quan trọng không kém lời nói.

🔹 Một số quy tắc ngôn ngữ cơ thể giúp bạn giao tiếp hiệu quả

✅ Giao tiếp bằng mắt: Nhìn vào đối phương khi nói chuyện để thể hiện sự quan tâm.
✅ Tư thế cởi mở: Không khoanh tay hay quay lưng, vì điều này có thể tạo cảm giác xa cách.
✅ Cười nhẹ và gật đầu: Thể hiện sự thân thiện và đồng cảm.

🔸 Tránh:
❌ Nhìn điện thoại hoặc đồng hồ liên tục khi trò chuyện.
❌ Khoanh tay hoặc chắp tay sau lưng – dễ tạo cảm giác xa cách, thiếu cởi mở.

4. Giao Tiếp Qua Email và Tin Nhắn Một Cách Chuyên Nghiệp

Email và tin nhắn là kênh giao tiếp chính trong công việc, vì vậy hãy viết một cách chuyên nghiệp.

🔹 Cấu trúc email chuyên nghiệp

📌 Tiêu đề rõ ràng: “Lịch họp dự án A – 10h sáng thứ 5” thay vì “Lịch họp” chung chung.
📌 Chào hỏi phù hợp:

Với sếp hoặc khách hàng: “Kính gửi [Tên], …”
Với đồng nghiệp: “Chào [Tên], …”

📌 Nội dung ngắn gọn, súc tích:

Xác định vấn đề chính ngay từ đầu.
Nếu có nhiều ý, hãy đánh số hoặc xuống dòng để dễ đọc.
Cuối email, luôn có lời cảm ơn và ký tên.

📌 Kiểm tra lại trước khi gửi: Tránh lỗi chính tả, văn phong thiếu chuyên nghiệp.

🔸 Ví dụ email sai:

“Chào,
Mai tôi có thể gặp anh được không? Trả lời sớm giúp tôi.
Cảm ơn.”

🔹 Ví dụ email đúng:

Kính gửi anh/chị [Tên],
Tôi muốn trao đổi với anh/chị về vấn đề [Nội dung cụ thể]. Anh/chị có thể sắp xếp cuộc họp vào [Thời gian đề xuất] được không?
Mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

5. Giải Quyết Mâu Thuẫn Bằng Kỹ Năng Giao Tiếp

Mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi trong công việc, nhưng cách giao tiếp tốt sẽ giúp bạn xử lý một cách chuyên nghiệp.

🔹 Cách xử lý mâu thuẫn hiệu quả

✅ Bình tĩnh, không phản ứng cảm xúc ngay lập tức.
✅ Lắng nghe đối phương trước khi phản biện.
✅ Đưa ra giải pháp thay vì chỉ trích.

Ví dụ:

Thay vì: “Anh luôn trì hoãn công việc!” (Mang tính cáo buộc)
Hãy nói: “Mình có thể tìm cách nào để hoàn thành công việc đúng hạn không?” (Tạo sự hợp tác)
6. Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Qua Giao Tiếp

Muốn có mối quan hệ bền vững trong công việc, bạn cần thể hiện sự chân thành và tôn trọng.

🔹 Một số thói quen giúp bạn giao tiếp tốt hơn

✔️ Chủ động chào hỏi, bắt chuyện với đồng nghiệp.
✔️ Khen ngợi đúng cách: “Anh/chị đã làm rất tốt phần trình bày hôm nay!”
✔️ Hỗ trợ khi có thể: Nếu đồng nghiệp gặp khó khăn, hãy đề nghị giúp đỡ.
✔️ Tham gia các sự kiện, hoạt động nhóm để kết nối tốt hơn.

✨ Tóm tắt 6 bí quyết quan trọng để giao tiếp hiệu quả:

1️⃣ Nói rõ ràng, súc tích, sử dụng giọng điệu phù hợp.
2️⃣ Lắng nghe chủ động và thể hiện sự quan tâm đến người đối diện.
3️⃣ Sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở và thân thiện.
4️⃣ Viết email và tin nhắn chuyên nghiệp.
5️⃣ Giải quyết mâu thuẫn một cách bình tĩnh và hợp tác.
6️⃣ Chủ động xây dựng mối quan hệ tốt trong công việc.

LIÊN HỆ 

Các cơ quan, tổ chức, công ty có nhu cầu hợp tác & đồng hành hoặc các ứng viên cần tư vấn định hướng nghề nghiệp xin liên hệ:

HƯỚNG NGHIỆP QUỐC GIA

Email: info@huongnghiepquocgia.vn

Tel / Zalo: 0836 213 599

Trân trọng cám ơn!

Chia sẻ: